大家一起開會做決定,是辦公室裡每天都在上演的戲碼,然而真正成功做出團體決定的,到底有多少?
美國一名專門協助企業提高開會效率的顧問高曼( Michael Goldman ),於 CEO Refresher 雜誌上指出,一起開會做決定時,必須避免以下十個常見的陷阱:
1. 不確定自己在決定中,握有多少的權力。主管必須在會議一開始時就釐清,開會所做出的決定,會產生什麼影響。例如,「我們的決定還需要獲得公司高層的同意,才能夠推出。」「今天我們決定了,公司就會這樣做了。」
2. 不適當的人選參與做決定的過程。例如,真正握有最後決定權的主管沒有出席,只派了他的助手前來,如果主管在場是決定成敗與否的關鍵,可以考慮另選主管有空時才開會。
3. 缺乏正確的資訊以供討論。開會前就應該把參考資料先發給與會者,以確保大家在開會時,對情況的了解一致。
4. 在開會之前,與會者已經因為個人偏見而有了答案。一定要確保所有的想法都被提出來充份討論。
5. 衡量決定的標準不清。與會者先一起訂出決定需要具備的因素,以排出取決標準的優先順序。
6. 與會者的地位或者影響力參差不齊。例如,主管與員工一起與會,造成員工不敢提出跟主管不同的意見。會議一開始時可賦予不同的人不同的角色,例如,高階主管表明自己只是回饋者,請大家多提出意見。
7. 以「大家都同意嗎?」的口頭表達做出決定。這種做法常會出現與會者雖然不同意,但卻不敢公然反對的問題。相較之下比較有效的做法是,量化所有人的意見,例如,請與會者以一到五分,分別評估自己對每個意見的贊同程度,以分數最高的意見為團體的最後決定。
8. 會議的時間不夠充裕,以致無法徹底討論。與會者越多、議題越複雜、需要大家同意的程度越高、議題產生的影響越大,所需的開會時間就越長,事先安排足夠的討論時間。
9. 缺乏合理的方法或步驟。一開始就要釐清,這個決定需要的是全體同意、多數決,或者其他的方式達成。
10. 主席沒有詢問與會者對過程的看法。包括開會的速度是否過快或過慢、開會的內容是否朝著目標前進等。
資料來源:第 240 期 EMBA 世界經理文摘 |